Der einzige Grund, warum Unternehmen existieren, ist, dass Kunden sich für ihre Produkte oder Dienstleistungen interessieren. Deswegen ist es besonders wichtig, dass Unternehmen die Informationen aus den eigenen Geschäftsprozessen nutzen, um sich besser an die Wünsche der Kunden anpassen zu können.
Der Sinn des Prozessmanagement ist, über genaue Informationen der einzelnen Prozesse im Unternehmen Bescheid zu wissen und diese besser gestalten zu können. Diese Geschäftsprozessoptimierung kann nur erreicht werden, wenn alle Abläufe richtig dokumentiert und die Kostenkalkulation prozessorientiert durchgeführt wird.
Für die korrekte Dokumentation ist es nötig, dass jede Abteilung fest definierte Funktionen hat. Trotzdem müssen alle 
Prozessverantwortlichen über die geeignete Flexibilität verfügen, sodass sinnvolle Veränderungen in den normalen Ablauf einfließen können.
Ein erfolgreiches Prozessmanagement setzt voraus, dass alle Prozesse genau geplant und die Arbeiten danach ausgeführt wurden. Dies kann nur sichergestellt werden, wenn alle Prozesse auch effektiv überwacht werden. Sollten sich daraus neue Erkenntnisse entwickeln, sollten diese auch wieder in die Planung einfließen.
Daraus entwickelt sich im Idealfall ein Kreislauf, der zu besseren Prozessen führt und die Effizienz in einem Unternehmen verbessert. Nur mit der geeigneten Transparenz ist es möglich, alle Geschäftsprozesse miteinander abzustimmen. Das Prozessmanagement führt zu einer neuen und verbesserten Form der Unternehmensführung sowie der Planung.